当然，您决定使用的惯例将特定于您的业务。但是，建议您包含详细信息，例如描述性、有序的文件名、日期和版本，以及它可能属于的项目或客户的名称。
通过以尽可能清晰和详细的方式保存每份文件，您的员工在需要时不会遇到任何查找文件的困难。您还应该强调标准化文件命名和保存方法的重要性，以便每个人都遵循完全相同的流程。这将有助于避免任何混淆。
优化您的数字存储空间
如今，越来越多的企业开始无纸化办公——这是 泰国邮箱 有原因的。无纸化办公不仅更加环保，而且更加方便，因为所有东西都可以虚拟存储、编辑和共享。
当然，这并不一定意味着您拥有无限的存储空间。计算机和手机的存储空间有限，您的公司服务器也有自己的限制。为了最大限度地利用您的在线存储空间，找到减少文件大小的方法是个好主意。例如，PDF 会占用大量空间，因此您可以使用PDF 压缩器（例如 Smallpdf 提供的 ISO 认证选项）压缩每个 PDF 并将其减少高达 99%。通过大幅压缩文件，您可以自动释放大量在线存储空间来存储您企业的所有数字资产。
当然，您可能还想考虑云存储。将所有文档保存在云端可带来许多显著的好处 - 尤其是能够随时随地从世界任何地方访问这些文档。这意味着，如果您或您的员工必须出差，只要他们拥有安全的互联网连接和正确的登录名和密码，他们仍然可以轻松上网并找到工作所需的一切。
记录保存是维持高效业务运营的另一个重要方面，尤其是在处理大量文书工作时。公司喜欢使用Tabshop 的自定义标签分隔器来帮助整理他们的物理文件，以便在需要时更轻松地对文档进行排序和检索。这些分隔器提供了一种简单而有效的方式来保持一切井然有序，即使您的业务增长也是如此。
云存储还有哪些其他主要优势？首先，云服务包含备份日志，因此如果您不小心删除了文件，或者重要文档损坏，您仍然可以找到原始文件。
