一旦您實現了業務流程的數位化，就該簡化它們了。
簡化虛擬流程意味著您的企業將以更高的效率、更少的錯誤和更高的一致性運營，從而帶來更高的利潤、更高的員工敬業度和更滿意的客戶。換句話說，優化對於您的長期成功至關重要。
如何簡化虛擬流程
使用這八個實用技巧來簡化您的虛擬業務流程。
1. 概述目前流程
在優化虛擬流程之前，您必須了解它們。盤點所有流程，然後評估哪些流程 香港的手机号码 具有最高優先順序。您可能希望專注於效率低下且對您的利潤或客戶體驗有明顯影響的流程。
考慮：
您目前的流程是什麼？
您的團隊採取哪些步驟來完成每項任務？
流程中的每項任務由誰負責？
有多少人參與其中？
清晰地、逐步地記錄每個過程，以便您可以進行全面、準確的評估。最簡單的方法是透過流程圖（或視覺化您的流程）。
使用流程圖工具視覺化虛擬流程，您可以繪製操作圖，以了解每個步驟和移動部分如何協同工作。視覺效果對於遠端和分散式團隊特別有幫助，因為他們可能沒有明確的上下文來了解誰負責每項任務或不同部門在工作流程中如何交叉。
使用流程圖、泳道圖或 SIPOC 圖等視覺效果來 繪製您的現況流程。
內容行銷工作流程範例圖
行銷流程範例（點擊圖片線上修改）
2.尋求回饋
身為領導者，你不可能總是能看到戰壕中發生的事情。從參與這些流程的當地員工和經理那裡獲取回饋。
他們的經驗是什麼？他們的工作流程中的關鍵痛點或令人沮喪的領域是什麼？他們如何互相溝通？他們使用什麼工具？
來自員工的直接輸入可以幫助您發現您在其他情況下看不到的步驟或任務，並確定在優化流程時需要解決的關鍵問題。
請務必記錄他們的回應並將流程詳細資訊包含在您的視覺化映射中，這樣您就不會錯過任何內容。如果您的團隊還沒有記錄的流程，這尤其有用 - 此步驟將幫助您快速識別不必要的流程，甚至是未完成的任務。
3. 自動化並消除冗餘
規劃好流程並確定優先順序後，您就可以開始確定需要改進的領域。尋找可以自動化的步驟並確定可以消除的冗餘。
例如，是否有任何流程會讓客戶或員工感到沮喪？哪些步驟最耗時？是否存在造成瓶頸的領域？哪些任務可以合併或刪除？
這些是簡化和優化工作流程的絕佳機會。
4. 讓虛擬會議發揮作用
會議是業務中不可避免的一部分，但如果您不小心，很容易浪費寶貴的時間和資源。在評估流程時，請仔細檢視您的虛擬會議文化。
考慮會議的節奏和形式。您的團隊在整個過程中多久召開一次會議來檢查或進行協作？團隊是否需要每天、每週或每月開會？誰需要參加會議？是否有替代方案，例如電子郵件或專案管理工具，可以更好或更快速地傳達訊息？盡可能減少或合併會議，讓員工有更多時間專注於實際工作。
使用正確的工具在遠距會議期間節省時間並更有效地協作。利用 Lucidchart 的業務流程範本等解決方案來視覺化工作流程，以便每個人在簽到期間都在同一頁上。簡單的流程圖可以明確誰負責不同的任務，並有助於在更大的專案或流程中將任務分配到上下文中。
5.利用雲
利用正確的技術來簡化流程，更聰明地工作，而不是更辛苦。如今，有數百種可透過雲端使用的工具和解決方案使您的虛擬工作流程更簡單、更有效。
關鍵是你的選擇要有策略。例如，Zoom 是虛擬一對一會議和團隊會議的絕佳解決方案，但 Slack 更適合快速提問。
考慮您的流程和團隊動態，以確定哪些工具最有效。是否存在冗餘技術？例如，如果您的團隊使用 Google Chat、Slack、電子郵件和專案管理軟體進行溝通，訊息很容易遺失或分散在各種溝通平台中。尋找組合解決方案的機會，確保萬無一失。
6. 集中並壓縮文檔
遠距員工經常使用眾多平台和協作工具來完成工作。然而，跨多個應用程式傳播通訊可能會導致資訊追蹤變得困難（減慢每個人的速度），並且存在工作失敗的風險。
透過集中和壓縮文檔，避免錯過最後期限、分散專案以及讓客戶感到沮喪。最大限度地減少團隊用於協作和溝通的應用程式和管道的數量，以便每個人都在同一頁上。
Lucidchart 可以幫助您無縫地完成專案從開始到完成的整個過程，不會錯過任何一個節拍。首先使用 Lucidchart 作為數位白板，在腦力激盪期間捕捉每個人的想法。根據專案的不同，您可以建立文件（例如低保真模型或網路圖），以對需要建立的內容或需要進行哪些變更達成共識，然後在任務板中概述分配和截止日期，時間表或甘特圖，讓每個人都能一目了然地了解專案的進度。
