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如果您想为培训、新软件或办公设备等项目花钱，您需要清除机构的许多流程和障碍。任何新项目都需要大量文件来证明项目预算的合理性。机构在如何使用其年度预算方面非常谨慎（或应该如此）。机构应该这样做，因为他们负责负责任地使用税收。

然而，机构可能并不那么在意员工如何度过时间。根据迈克尔·曼金斯和埃里克·加顿的说法，组织每年至少有 15% 的工作时间花在会议上。曼金斯和加顿在他们的书《时间、人才、精力》中写道，技术如何使安排和举行会议变得更加容易。因此，组织在不考虑会议成本的情况下举行了更多会议。员工宝贵的时间中有许多时间花在会议上，因为没有组织方法来确定会议时间是否是一项好的投资。组织如何计算会议成本？

二十五年来，我参加过政府机构、非营利组织、志愿者组织和私营部 澳洲号码 门初创企业的会议。坦率地说，不同会议之间并没有太大区别。我根据参加所有这些会议的经验创建了以下指标。“会议回报”试图捕捉会议的收益和成本，以便决策者可以决定是否开会。

首先，考虑一下会议的好处。会议有两大好处。会议的第一个好处是宣布对帮助员工完成工作必不可少的重要信息。现在，这些信息可以通过电子邮件、海报或其他一些通信工具分发。在会议上宣布信息的理由是允许员工提出问题并立即得到答复。

会议的第二个好处是允许参与直接影响参与者的决策。同样，参与者可以通过电子邮件进行互动，但会议可以提供即时性和反馈。然而，有些决策需要面对面的互动（即使是虚拟的）。确定了这些好处之后，会议的成本是多少？

会议有四大成本。首先，有会议室、准备会议材料的管理费用，以及所有会议参与者的工资成本。其次，还有失去的机会成本。如果参与者没有参加会议，他们能完成什么或做什么？

第三个成本不太容易量化，但可能会产生长期的实际成本影响。我说的是会议的情感成本。说实话，你和我都参加过功能失调的会议。会议增加了工作场所的冲突，导致关键员工对工作不投入，并迫使员工离开组织。如果会议数量的增加与员工敬业度数十年来的下降之间没有很强的联系，我不会感到惊讶。



第四个也是最后一个成本来自对组织文化的破坏。频繁、计划不周的会议会对文化产生腐蚀作用，因为员工会觉得他们没有完成任何“真正的工作”。即使员工没有直接参与会议，他或她也会遭受糟糕的会议决策的间接影响，并给上级带来情感上的伤害。

这个等式是这样的：会议回报率=会议的实际收益除以（间接成本加上失去的机会成本加上情感成本（如员工离职）加上文化成本（如人员流动和招聘成本）。

时间是一种比金钱更宝贵的资源，应该得到重视。我之前写过，浪费时间是组织拖延的主要因素。太多的会议和电子邮件是最大的时间杀手。如果明智地使用会议和电子邮件，它们可以提高效率。对于会议，考虑成本和收益将有助于机构实现良好的会议回报。