针对客户支持团队的 6 个非常规生产力技巧
Posted: Sat Dec 07, 2024 7:02 am
在客户服务中，更高的生产率意味着更满意的客户。以下是如何更聪明地工作。
在客户服务方面，我们的工作是让客户满意。
根据2011 年美国运通的一项调查，满意的客 奥地利电话号码库 户平均会向9 个人讲述特别好的客户服务体验。
顾客满意的力量
顾客满意的力量
如果我们能够每天通过更快地回复客户的电子邮件并解决他们的问题来让客户更满意，那情况会怎样？
这意味着在一年 250 个“工作”日的时间里，您将有2,250多人听到有关您的正面报道。
实现这一目标往往意味着要提高生产力。
以下建议基于研究和案例研究，旨在帮助您充分利用每一天，并让您的整个支持团队高效、有效。
您可能还会发现有用：
我们的远程团队使用 18 种工具来保持联系、高效和理智
1）一次只专注于一件事
我们喜欢认为我们可以同时执行多项任务。
我们可以同时处理三张支持票、与团队的电话会议和一些个人电子邮件，同时还可以喝咖啡和看电视。
但研究一再表明，人类不擅长同时处理多项任务。
一项研究发现，工人平均每三分钟切换一次任务。
例如，你可能正在回复一张支持单，然后你看到一条 Facebook 通知，于是你点击了它。或者你可能会因为一些完全与工作相关的事情而分心，比如来自队友的电子邮件或另一张单子。
不幸的是，这需要付出巨大的代价。每当工人分心时，他们平均要花23 分钟以上才能回到原来的任务上。
多任务处理的巨大成本
多任务处理的巨大成本
研究人员称之为“转换成本”，如果你想想你一天中尝试多任务处理的次数，你会发现这对你的工作效率的损害是毁灭性的。
因此，就生产力而言，狭窄视野（一次无条件地专注于一项任务）是一件非常好的事情。
2）建立责任制
在任何情况下，我们大多数人都会选择阻力最小的路径。
简单任务 vs 困难任务？我们先解决简单的问题。
有时——例如，当我们从一个地方步行到另一个地方时，这是一件好事，可以帮助我们节省时间和精力。
但其他时候——例如在客户服务中——它可能会导致困难或复杂的问题被拖延，从而导致客户愤怒。
当 Derek Halpern 发现自己在拖延正在准备的网络研讨会时，他使用了一个简单的技巧：他向他的列表发送了一封电子邮件，宣布网络研讨会（仍未完成）。成千上万的人报名参加，神奇的是，他在短短几天内就完成了网络研讨会幻灯片。
发生了什么？
问责制来了。虽然当风险低且没人知道网络研讨会时，他很乐意拖延，但一旦他向全世界宣布，德里克就必须完成任务，否则他可能会被整个名单上的人视为骗子。
我们可以在客户支持中使用相同的概念。当您发现自己拖延处理支持单时，请向客户发送电子邮件，让他们知道您将在特定时间和日期之前为他们提供更新。
通过为自己设定最后期限并与他人分享，我们可以建立责任感并克服拖延症。
3）彻底摆脱干扰
说到选择阻力最小的路径……为什么我们总是回到 Facebook、Twitter 和 Gmail 而不是完成我们的工作？
因为它太容易了。
我们怎样才能停止这样做呢？
很简单：我们让分心变得比工作更困难。
最简单的方法是在浏览器中安装网站拦截器；这是一个免费程序，可以真正阻止浏览器访问您要求其拦截的网站。或者，您可以让它拦截所有网站，或拦截除您工作所需的网站（如帮助台）之外的所有网站，或者限制您每天在被拦截网站上停留的时间。
使用网站拦截器强制聚焦
使用网站拦截器强制聚焦
我喜欢Chrome 的 StayFocusd和Firefox 的 LeechBlock。
4）离开咖啡店
如果您是像 Groove 这样的分布式团队，您可能就是数千名将当地咖啡店称为“办公室”的远程工作者之一。
不幸的是，从生产力的角度来看，你可能并没有给自己带来任何好处。
研究表明，如果您的咖啡店比平均水平更吵（超过 85 分贝，如果店里很忙或者您旁边的烦人的人整天都在接电话，这种情况很容易发生），您的工作效率可能会下降。
生产力环境不佳
生产力环境不佳
事实上，一项研究发现，安静的环境是集中注意力的最佳环境。此外，还有多项研究还表明，视觉干扰（比如咖啡店里周围的干扰）会对认知功能和注意力产生一定程度的负面影响。
如果您一直在咖啡店工作并发现自己难以集中注意力，那么可能是时候换个环境了。
5）休息一下
在瞬息万变的客户支持世界中，您可能会认为自己白天没有时间休息。
但事实上，你不能不这么做。
原因如下：它们几乎可以像其他任何东西一样提高注意力和生产力。
密歇根大学的三位研究人员进行了一项实验来测试休息的威力。
首先，他们测量参与者的情绪和注意力，然后进行 35 分钟旨在引起精神疲劳的快速测试。
接下来，研究人员让参与者步行 50 至 55 分钟。
一组被派往自然小道，而另一组则在市中心散步。
当参与者返回时，他们再次接受测试。
两组的表现都比开始时更高，但在“大自然”中行走的那组比市中心那组的进步高出 200%。
所以无论如何，散步可以提高注意力，但亲近大自然可以给你额外的动力。
但如果你真的不能休息一个小时的话，你一定会喜欢这个实验：在同一项研究中，另一组人只是观看了十分钟的自然风光图片。
生产力助推器
生产力助推器
有趣的是，这也有帮助！只需休息十分钟并看看自然风光的照片，工人在返回工作岗位时就能提高注意力。
因此，无论您是否选择在休息时间散步，都不要错过短暂休息以提升工作效率的惊人功效。
6）使用提高效率的工具
在任何领域，好的软件都应该能帮你完成工作。它应该能帮你分担一些任务，提高你的工作效率。
这在客户支持中尤其重要，因为你可能会把一整天的时间花在一个单一的帮助台应用程序上。
通过选择包含生产力功能的应用程序（出于显而易见的原因，我更喜欢 Groove），您每年可以节省数百小时。
帮助台应用程序的顶级生产力功能
规则和自动化意味着您不再需要手动处理、分类和归档每张收到的票。
票证分配和私人笔记等协作工具减少了来回发送电子邮件所花费的时间和脑力。
常用回复可让您不必一遍又一遍地输入相同的回复。
在客户支持中，每一分钟都很重要
虽然速度并不是客户服务中最重要的因素，但它确实很重要。
能够快速解决客户问题是高效的支持团队的职能。
此外，富有成效的工作会给我们带来成就感，这可以让我们在生活的各个方面都更加快乐。
你最喜欢的生产力技巧是什么？在下面的评论中分享它们！
在客户服务方面，我们的工作是让客户满意。
根据2011 年美国运通的一项调查，满意的客 奥地利电话号码库 户平均会向9 个人讲述特别好的客户服务体验。
顾客满意的力量
顾客满意的力量
如果我们能够每天通过更快地回复客户的电子邮件并解决他们的问题来让客户更满意，那情况会怎样？
这意味着在一年 250 个“工作”日的时间里，您将有2,250多人听到有关您的正面报道。
实现这一目标往往意味着要提高生产力。
以下建议基于研究和案例研究，旨在帮助您充分利用每一天，并让您的整个支持团队高效、有效。
您可能还会发现有用：
我们的远程团队使用 18 种工具来保持联系、高效和理智
1）一次只专注于一件事
我们喜欢认为我们可以同时执行多项任务。
我们可以同时处理三张支持票、与团队的电话会议和一些个人电子邮件，同时还可以喝咖啡和看电视。
但研究一再表明，人类不擅长同时处理多项任务。
一项研究发现，工人平均每三分钟切换一次任务。
例如，你可能正在回复一张支持单，然后你看到一条 Facebook 通知，于是你点击了它。或者你可能会因为一些完全与工作相关的事情而分心，比如来自队友的电子邮件或另一张单子。
不幸的是，这需要付出巨大的代价。每当工人分心时，他们平均要花23 分钟以上才能回到原来的任务上。
多任务处理的巨大成本
多任务处理的巨大成本
研究人员称之为“转换成本”，如果你想想你一天中尝试多任务处理的次数，你会发现这对你的工作效率的损害是毁灭性的。
因此，就生产力而言，狭窄视野（一次无条件地专注于一项任务）是一件非常好的事情。
2）建立责任制
在任何情况下，我们大多数人都会选择阻力最小的路径。
简单任务 vs 困难任务？我们先解决简单的问题。
有时——例如，当我们从一个地方步行到另一个地方时，这是一件好事，可以帮助我们节省时间和精力。
但其他时候——例如在客户服务中——它可能会导致困难或复杂的问题被拖延，从而导致客户愤怒。
当 Derek Halpern 发现自己在拖延正在准备的网络研讨会时，他使用了一个简单的技巧：他向他的列表发送了一封电子邮件，宣布网络研讨会（仍未完成）。成千上万的人报名参加，神奇的是，他在短短几天内就完成了网络研讨会幻灯片。
发生了什么？
问责制来了。虽然当风险低且没人知道网络研讨会时，他很乐意拖延，但一旦他向全世界宣布，德里克就必须完成任务，否则他可能会被整个名单上的人视为骗子。
我们可以在客户支持中使用相同的概念。当您发现自己拖延处理支持单时，请向客户发送电子邮件，让他们知道您将在特定时间和日期之前为他们提供更新。
通过为自己设定最后期限并与他人分享，我们可以建立责任感并克服拖延症。
3）彻底摆脱干扰
说到选择阻力最小的路径……为什么我们总是回到 Facebook、Twitter 和 Gmail 而不是完成我们的工作？
因为它太容易了。
我们怎样才能停止这样做呢？
很简单：我们让分心变得比工作更困难。
最简单的方法是在浏览器中安装网站拦截器；这是一个免费程序，可以真正阻止浏览器访问您要求其拦截的网站。或者，您可以让它拦截所有网站，或拦截除您工作所需的网站（如帮助台）之外的所有网站，或者限制您每天在被拦截网站上停留的时间。
使用网站拦截器强制聚焦
使用网站拦截器强制聚焦
我喜欢Chrome 的 StayFocusd和Firefox 的 LeechBlock。
4）离开咖啡店
如果您是像 Groove 这样的分布式团队，您可能就是数千名将当地咖啡店称为“办公室”的远程工作者之一。
不幸的是，从生产力的角度来看，你可能并没有给自己带来任何好处。
研究表明，如果您的咖啡店比平均水平更吵（超过 85 分贝，如果店里很忙或者您旁边的烦人的人整天都在接电话，这种情况很容易发生），您的工作效率可能会下降。
生产力环境不佳
生产力环境不佳
事实上，一项研究发现，安静的环境是集中注意力的最佳环境。此外，还有多项研究还表明，视觉干扰（比如咖啡店里周围的干扰）会对认知功能和注意力产生一定程度的负面影响。
如果您一直在咖啡店工作并发现自己难以集中注意力，那么可能是时候换个环境了。
5）休息一下
在瞬息万变的客户支持世界中，您可能会认为自己白天没有时间休息。
但事实上，你不能不这么做。
原因如下：它们几乎可以像其他任何东西一样提高注意力和生产力。
密歇根大学的三位研究人员进行了一项实验来测试休息的威力。
首先，他们测量参与者的情绪和注意力，然后进行 35 分钟旨在引起精神疲劳的快速测试。
接下来，研究人员让参与者步行 50 至 55 分钟。
一组被派往自然小道，而另一组则在市中心散步。
当参与者返回时，他们再次接受测试。
两组的表现都比开始时更高，但在“大自然”中行走的那组比市中心那组的进步高出 200%。
所以无论如何，散步可以提高注意力，但亲近大自然可以给你额外的动力。
但如果你真的不能休息一个小时的话，你一定会喜欢这个实验：在同一项研究中，另一组人只是观看了十分钟的自然风光图片。
生产力助推器
生产力助推器
有趣的是，这也有帮助！只需休息十分钟并看看自然风光的照片，工人在返回工作岗位时就能提高注意力。
因此，无论您是否选择在休息时间散步，都不要错过短暂休息以提升工作效率的惊人功效。
6）使用提高效率的工具
在任何领域，好的软件都应该能帮你完成工作。它应该能帮你分担一些任务，提高你的工作效率。
这在客户支持中尤其重要，因为你可能会把一整天的时间花在一个单一的帮助台应用程序上。
通过选择包含生产力功能的应用程序（出于显而易见的原因，我更喜欢 Groove），您每年可以节省数百小时。
帮助台应用程序的顶级生产力功能
规则和自动化意味着您不再需要手动处理、分类和归档每张收到的票。
票证分配和私人笔记等协作工具减少了来回发送电子邮件所花费的时间和脑力。
常用回复可让您不必一遍又一遍地输入相同的回复。
在客户支持中，每一分钟都很重要
虽然速度并不是客户服务中最重要的因素，但它确实很重要。
能够快速解决客户问题是高效的支持团队的职能。
此外，富有成效的工作会给我们带来成就感，这可以让我们在生活的各个方面都更加快乐。
你最喜欢的生产力技巧是什么？在下面的评论中分享它们！