即使是最小的员工也可能难以管理，尤其是在夏季，请求重叠的情况很常见。
在本文中，我们分析了使用电子表格来管理员工的休假请求流程的优缺点。
一些研究表明，75% 的员工通常享受全部或几乎全部假期。最终，此类数据突显了当前员工比以往任何时候都更加重视个人生活和工作生活的平衡。
这就是为什么，作为人力资源专业人员，您应该采取一切预防措施，确保申请和监控休假对您和您的员工来说都是一个简单的过程。
如果您继续使用电子表格来管理缺勤，您就会错过人力资源软件提供的工具和功能。结束与该任务相关的问题。
接下来，我们回顾电子表格 德国的手机号码 在此类管理中不起作用的原因。
为什么电子表格不适用于缺勤管理
即使在员工规模较小的情况下，在管理缺勤和请假时也需要考虑许多因素。试图将所有内容都保存在电子表格中在很多方面都是有问题的，尤其是因为它没有为业务增长奠定坚实的基础。
RateSetter公司案例
这就是 Rob Crowley 在被任命为快速发展的信贷投资公司 RateSetter 的人力资源总监时发现的情况。
罗布意识到，手动任务和对无休止的电子表格的依赖使他的团队在人员管理方面反应迟钝。
用他自己的话说：“人力资源的重点必须从雇用尽可能多的人转向获得能够提高效率的基础设施，灌输获胜和奖励的文化，并提供有用和准确的数据来推动增长。生意。”
与使用电子表格相关的五种危险
1.他们浪费了很多时间
对于克劳利来说，使用电子表格的最大缺点之一是需要大量的管理时间。由于相关的管理工作是手动执行的，因此每周都会在非常简单的任务上花费大量不必要的时间。
人力资源和薪资人员通常必须将相同的信息输入到不同的电子表格中，并滚动浏览整张表格以提取数据，更不用说员工的请求通常通过电子邮件或纸质表格发送。
每当有人请假时，您别无选择，只能求助于电子表格，看看是否还有其他人同时在度假。
2.他们不安全
数据机密性比以往任何时候都更加重要，电子表格不提供企业保护员工信息所需的安全措施。
人们经常通过电子邮件共享电子表格，并且通常不使用密码保护它们。电子邮件服务器一直是网络犯罪分子的目标，使敏感的电子表格信息面临风险。文档损坏和无法访问的可能性将擦除当年的整个请求历史记录，从而可能对业务造成影响。
3. 很难让它们保持最新状态
您使用的数据几乎不断变化：新员工、离开公司的人员、病假、假期。
随着组织的发展，实时输入所有这些数据变得不可能。以这种方式管理缺勤和休假请求会危及工资单的准确性和及时性。
4. 工人们没有其他方法可以查看还剩多少天
您负责管理每个人的休息日并回答有关休息日的问题。
每个查询都涉及梳理电子表格并希望数据是最新的。
如果情况并非如此，或者回复查询的时间比平时更长，申请人可能会犹豫不决。
5.他们不鼓励合作
GDPR等数据保护法限制对某些员工信息的访问。如果经理或高级员工询问他们的团队成员今年剩下的时间还有多少天休假，您需要修剪电子表格，以便他们只能访问与他们相关的信息。
简而言之，像这样的简单程序不应该花费太多时间和精力。
软件作为管理缺勤和请假的促进者
与许多人力资源经理一样，克劳利在开始使用人力资源软件时找到了他需要的解决方案。
正如他解释的那样：“通过深入了解基础知识，我需要了解如何才能成为首选雇主。
我知道我们必须做什么，我必须弄清楚如何做。我们首先寻找在线云解决方案来帮助我们。”
人力资源软件消除了缺勤管理中的问题，因为：
启用自助服务
人力资源软件允许您的员工提出请求并查看他们自己剩下的天数，而不是花费所有精力来响应休假请求。
您将恢复一天中的那段时间，他们会欣赏这种舒适感。
自动化流程和计算
人力资源软件无需翻阅电子表格来更新数据，而是会自动处理数据并根据每个员工的情况进行计算。
这样，如果兼职员工转为全职员工，软件会自动计算他们的年假，并从生效之日起进行调整。
让您更快地做出反应
人力资源软件以直观且可定制的方式为您组织数据。
这样，当有人询问您员工如何利用休息日时，您可以仅提取相应的数据，以免违反任何数据保护法。
RateSetter 的人力资源顾问索菲·麦克唐纳 (Sophie MacDonald) 表示，她的公司采用人力资源软件后，她的日常生活得到了巨大改善。
他补充道：“我可以完全肯定地说，通过消除这一负担，人员运营团队每周可以节省大约 8 个小时。这意味着我现在可以专注于为企业提供主动的人力资源服务。”
与薪资软件集成，从始至终管理员工体验
数字化您的人力资源职能。允许您连接到薪资软件作为员工数据的单一来源。这样，您从招聘那一刻起就可以在单一系统中管理他们在公司的资历。
如何忘记数据表
使用软件进行缺勤管理流程或请假申请是未来业务的必要条件。这四个步骤可以帮助您的团队从电子表格转向软件。
1.设定日历
您的团队需要时间来适应变革，这是您在设定完成转型的最后期限时需要考虑到的事情。
克劳利不想让员工不堪重负，因此他选择了循序渐进的方式来推出。
他评论道：“考虑到业务正在经历很多变化，我们不希望这家初创公司具有颠覆性。
因此，我们选择了‘软启动’，通知他们即将发生变化，并向任何想要尝试的人颁发临时登录凭据。”
2. 向员工传达变更
告知员工这些变化将有助于改善他们获得的人力资源服务。强调他们将如何受益：他们将更容易申请许可证、检查还剩多少天并制定计划。
告诉他们您将停止使用电子表格系统以及他们何时开始使用新软件。
