Guide pour la tenue à jour des registres de votre société à responsabilité limitée
Posted: Sun Dec 15, 2024 10:56 am
Chaque propriétaire d'entreprise devra maintenir un niveau élevé de comptabilité et de comptes afin de pouvoir soumettre les chiffres financiers corrects au HMRC à des fins fiscales et d'assurance nationale chaque année.
Cependant, chaque entreprise qui passe par le processus de création de société pour devenir une société à responsabilité limitée est légalement tenue de maintenir un certain nombre de registres de sociétés statutaires.
Ces registres officiels de sociétés doivent être conservés soit à l' Liste précise des numéros de téléphone portable adresse du siège social de la société , soit à un lieu d'inspection alternatif unique ou adresse « SAIL » et être disponibles pour inspection publique à tout moment.
Companies House conservera également une copie de certains registres et les informations contenues sont ouvertes à la lecture pour des raisons de transparence par le grand public en ligne via le registre des sociétés .
En tant que propriétaire d'entreprise, vous serez tenu par la loi de conserver un ensemble de registres ou « livres statutaires » pendant toute la durée de vie de votre entreprise.
Qui est responsable de la tenue des registres des sociétés ?
Si vous êtes directeur ou secrétaire d'entreprise, vous serez alors tenu de mettre à jour et de tenir à jour régulièrement les registres de votre entreprise conformément à la loi sur les sociétés de 2006 .
Les registres que vous êtes tenu de tenir à jour sont :
Registre des charges (créé avant le 6 avril 2013)
Registre des administrateurs
Registre des adresses résidentielles habituelles des administrateurs
Registre des membres
Registre des personnes ayant un contrôle significatif (PSC)
Registre des secrétaires
Il n'est pas nécessaire de nommer un secrétaire de société au sein de votre société à responsabilité limitée, donc si vous n'en avez jamais nommé et n'avez pas l'intention d'en nommer un, vous n'aurez pas besoin de tenir ou de soumettre ce registre.
Il en va de même pour un registre des frais : il se peut que votre entreprise n’ait aucun frais à enregistrer, vous n’aurez donc pas besoin de conserver un registre.
Registre des charges
Depuis le 6 avril 2013, il n'est plus obligatoire pour une société de tenir un registre légal des charges. Les charges de la société comprenaient des titres tels que des hypothèques ou des obligations (instrument de dette à moyen et long terme utilisé pour emprunter de l'argent à un taux d'intérêt fixe), à moins que les charges n'aient été engagées avant cette date.
Si vous devez tenir un registre des frais, vous devez conserver les informations suivantes :
Montant de la charge
Brève description de la nature de l'accusation
Copie de tout instrument relatif à une charge
Date de l'accusation
Renseignements sur les personnes ayant droit à la redevance
Si votre société a créé des charges après le 6 avril 2013, vous devrez les enregistrer au Companies House. Des copies des actes relatifs à vos charges doivent être mises à la disposition du public pour inspection avec vos autres registres de société à votre siège social ou à votre adresse SAIL.
Tenir à jour votre registre des membres
Vous êtes tenu de tenir un registre des membres contenant les coordonnées de vos actionnaires actuels et passés dans votre société à responsabilité limitée, ou de vos garants si votre société est à responsabilité limitée par garantie.
Le registre des membres est comme un journal de bord qui conserve un enregistrement continu de tous les propriétaires de l'entreprise depuis le jour de sa constitution. Il s'agit de loin de votre livre statutaire le plus important et vous devez vous assurer de conserver les informations qu'il contient pour le maintenir à jour.
Ce que vous devez inclure dans votre registre des membres :
Noms et adresses de service des membres
La date à laquelle chaque personne est devenue membre de la société
La date à laquelle une personne a cessé d'être membre de la société
Lorsque vous constituez votre société en société par actions, votre registre doit également inclure :
Quantité et catégorie d'actions détenues
Montant payé sur chaque action ou montant convenu à payer
Détails de tout transfert d'actions
Détails des attributions de nouvelles actions
Détails des actions détenues en trésorerie
Détails de toute autre cession
Tenir à jour votre registre des administrateurs
Votre registre des administrateurs est un livre statutaire qui enregistre les coordonnées de chaque personne qui est ou a déjà été nommée pour gérer votre entreprise au nom de vos membres.
Cependant, chaque entreprise qui passe par le processus de création de société pour devenir une société à responsabilité limitée est légalement tenue de maintenir un certain nombre de registres de sociétés statutaires.
Ces registres officiels de sociétés doivent être conservés soit à l' Liste précise des numéros de téléphone portable adresse du siège social de la société , soit à un lieu d'inspection alternatif unique ou adresse « SAIL » et être disponibles pour inspection publique à tout moment.
Companies House conservera également une copie de certains registres et les informations contenues sont ouvertes à la lecture pour des raisons de transparence par le grand public en ligne via le registre des sociétés .
En tant que propriétaire d'entreprise, vous serez tenu par la loi de conserver un ensemble de registres ou « livres statutaires » pendant toute la durée de vie de votre entreprise.
Qui est responsable de la tenue des registres des sociétés ?
Si vous êtes directeur ou secrétaire d'entreprise, vous serez alors tenu de mettre à jour et de tenir à jour régulièrement les registres de votre entreprise conformément à la loi sur les sociétés de 2006 .
Les registres que vous êtes tenu de tenir à jour sont :
Registre des charges (créé avant le 6 avril 2013)
Registre des administrateurs
Registre des adresses résidentielles habituelles des administrateurs
Registre des membres
Registre des personnes ayant un contrôle significatif (PSC)
Registre des secrétaires
Il n'est pas nécessaire de nommer un secrétaire de société au sein de votre société à responsabilité limitée, donc si vous n'en avez jamais nommé et n'avez pas l'intention d'en nommer un, vous n'aurez pas besoin de tenir ou de soumettre ce registre.
Il en va de même pour un registre des frais : il se peut que votre entreprise n’ait aucun frais à enregistrer, vous n’aurez donc pas besoin de conserver un registre.
Registre des charges
Depuis le 6 avril 2013, il n'est plus obligatoire pour une société de tenir un registre légal des charges. Les charges de la société comprenaient des titres tels que des hypothèques ou des obligations (instrument de dette à moyen et long terme utilisé pour emprunter de l'argent à un taux d'intérêt fixe), à moins que les charges n'aient été engagées avant cette date.
Si vous devez tenir un registre des frais, vous devez conserver les informations suivantes :
Montant de la charge
Brève description de la nature de l'accusation
Copie de tout instrument relatif à une charge
Date de l'accusation
Renseignements sur les personnes ayant droit à la redevance
Si votre société a créé des charges après le 6 avril 2013, vous devrez les enregistrer au Companies House. Des copies des actes relatifs à vos charges doivent être mises à la disposition du public pour inspection avec vos autres registres de société à votre siège social ou à votre adresse SAIL.
Tenir à jour votre registre des membres
Vous êtes tenu de tenir un registre des membres contenant les coordonnées de vos actionnaires actuels et passés dans votre société à responsabilité limitée, ou de vos garants si votre société est à responsabilité limitée par garantie.
Le registre des membres est comme un journal de bord qui conserve un enregistrement continu de tous les propriétaires de l'entreprise depuis le jour de sa constitution. Il s'agit de loin de votre livre statutaire le plus important et vous devez vous assurer de conserver les informations qu'il contient pour le maintenir à jour.
Ce que vous devez inclure dans votre registre des membres :
Noms et adresses de service des membres
La date à laquelle chaque personne est devenue membre de la société
La date à laquelle une personne a cessé d'être membre de la société
Lorsque vous constituez votre société en société par actions, votre registre doit également inclure :
Quantité et catégorie d'actions détenues
Montant payé sur chaque action ou montant convenu à payer
Détails de tout transfert d'actions
Détails des attributions de nouvelles actions
Détails des actions détenues en trésorerie
Détails de toute autre cession
Tenir à jour votre registre des administrateurs
Votre registre des administrateurs est un livre statutaire qui enregistre les coordonnées de chaque personne qui est ou a déjà été nommée pour gérer votre entreprise au nom de vos membres.